Tapahtuma-avustus on rekisteröidyille yhdistyksille, yrityksille ja yhteisöille suunnattu avustus liikunnallisten tapahtumien järjestämiseen. Tapahtuma tulee järjestää Helsingin kaupungin alueella, ja sen tulee liikuttaa helsinkiläisiä.
Hakuaika: katso kohta hakeminen.
Hakemuksia käsitellään noin kerran kuukaudessa.
Avustuksen haussa, käytössä ja raportoinnissa tulee noudattaa liikunnan hakuohjetta sekä Helsingin kaupungin avustusten yleisohjetta.
Tapahtuma-avustusta myönnetään tapahtuman järjestäjälle. Tapahtuman ja sen järjestäjän tulee täyttää seuraavat ehdot:
- Tapahtuma on liikunnallinen ja se järjestetään Helsingin kaupungin alueella.
- Tapahtuma liikuttaa helsinkiläisiä ja se monipuolistaa kaupungin tapahtumatarjontaa.
- Tapahtuman järjestäjä on rekisteröity yhdistys, yritys tai yhteisö.
- Avustusta haetaan ennen tapahtumaa.
- Tapahtumasta raportoidaan tapahtuman jälkeen.
Tapahtuma-avustuksen myöntämiseen ja suuruuteen vaikuttavat hakijan omat varat, avustettavasta toiminnasta saatavat tulot sekä muut ulkopuoliset rahoitusmahdollisuudet (esim. julkinen tuki).
Tapahtuma-avustusta ei myönnetä hakijan normaaliin harjoitus-, kilpailu- ja turnaustoimintaan, sisäisiin tapahtumiin, leiri- ja kurssitoimintaan, aikuisten arvokilpailuihin (SM) tai kansainvälisiin arvokilpailuihin. Avustettavat kilpailutapahtumat voivat olla korkeintaan lajiliittojen alaisia nuorten kansallisen tason kilpailuja (SM).
Hakemusten arvioinnissa ja myöntämisessä painotetaan seuraavia kriteereitä:
- Tapahtumat, joiden tavoitteena on innostaa uusia kohderyhmiä arkiaktiivisuuden sekä omatoimisen tai ohjatun liikunnan pariin
- Lapsille ja/tai nuorille kohdennetut tapahtumat
- Tapahtuman laajuus ja näkyvyys
- Sesonkiajattelu eli eri vuodenaikoina järjestettävät tapahtumat
- Avustettavien tapahtumien alueellisuus eri puolilla Helsinkiä. Vuonna 2024 painotuksena on lisäksi Helsingin kaupunkiuudistusalueilla järjestettävät tapahtumat.
- Tapahtumien monimuotoisuus lajien näkökulmasta
- Tapahtuman vastuullisuus ekologisesta, ekonomisesta ja sosiaalisesta näkökulmasta:
- tapahtumajärjestämisessä huomioidaan ympäristöasiat
- osallistumismaksu/maksuttomuus mahdollistaa mahdollisimman monen osallistumisen tapahtumaan
- vaikutus yhdenvertaisuuden ja tasa-arvon edistämiseen
- osallisuuden ja yhteisöllisyyden edistäminen
Yhtä tapahtumaa kohti voidaan myöntää yksi tapahtuma-avustus. Harkinnanvaraisesti samalle tapahtumajärjestäjälle voidaan myöntää avustusta useampaan tapahtumaan vuoden aikana.
Avustusta voidaan myöntää avustuksen kriteerit täyttäville hakijoille, jotka ovat hakeneet avustusta annettuun määräaikaan mennessä (ennen tapahtumaa). Avustuksen määrä ei voi ylittää haetun avustuksen määrää. Mikäli yhteisö saa avustusta tapahtumansa kaupungin muilta hallintokunnilta, ei liikuntapalvelu avusta samaa tapahtumaa.
Avustuksin tuetaan toimijan itsensä järjestämää tapahtumaa. Avustuksin ei tueta esimerkiksi kaupungin ostopalveluna yhdistykseltä hankkimaa toimintaa tai sellaista tapahtumaa, jota tuetaan muutoin esim. yhteistyösopimuksin.
Hakijan tulee noudattaa kaikessa toiminnassaan hyvää hallintotapaa, urheiluyhteisön eettisiä periaatteita, sekä YK:n lapsen oikeuksien sopimuksen periaatteita.
Tutustu urheiluyhteisön eettisiin periaatteisiin(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) (pdf)
Tutustu yhdistysten hyvään hallintotapaan(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) (pdf)
Lapsen oikeuksien sopimus(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) (pdf)
Tapahtuma-avustusta voi hakea ympäri vuoden kuitenkin niin, että avustusvuonna järjestettävän tapahtuman avustushakemus tulee toimittaa viimeistään joulukuun 8 päivä. Avustusta haetaan sille vuodelle, jolloin tapahtuma järjestetään.
Avustusta haetaan ensisijaisesti avustusasioinnin Tapahtuma-avustuslomakkeella.
Avustusasioinnin käytön ohjeet kirjautumisohjeineen löydät täältä(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).
Poikkeustapauksessa avustushakemuksen voi toimittaa kaupungin kirjaamoon osoitteeseen: Helsingin kaupungin kirjaamo, Kulttuuri- ja vapaa-aika/Liikunta, PL 10, 00099 HELSINGIN KAUPUNKI (Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11–13). Kaupungin kirjaamoon toimitettavien hakemusten on oltava perillä määräpäivään klo 15:een mennessä.
Hakemukselle tulee liittää avustuskohtaisesti pakolliseksi määritellyt liitteet, joista löytyy lista alempana.
Hakijan tulee liittää hakemuslomakkeelle pakolliset liitteet, jotta hakemus voidaan käsitellä. Tapahtuma-avustuksen pakolliset liitteet ovat:
- vapaamuotoinen tapahtumasuunnitelma (laajempi kuvaus tapahtumasta, sen järjestelyistä ja kohderyhmästä)
- tapahtumabudjetti (mikäli se ei tule riittävällä tavalla ilmi hakemuslomakkeella)
Mikäli hakija ei ole aiemmin hakenut Helsingin kaupungin avustuksia tai tiedot ovat muuttuneet, hakemuksen liitteenä tulee toimittaa myös seuraavat liitteet:
- yhteisön säännöt
- pankin ilmoitus tilinomistajasta tai tiliotekopio (hakijalla tulee olla oma suomalainen pankkitili, jolle avustus maksetaan)
- ote yhdistysrekisteristä
Päätöksen avustuksen myöntämisestä tekee liikuntapalvelupäällikkö. Hakemuksia käsitellään ja päätökset pyritään tekemään noin kerran kuukaudessa. Kaikille avustusta hakeneille tahoille lähetetään postitse tiedoksi avustuspäätös muutoksenhakuohjeineen.
Liikuntapalvelupäällikön päätöksiä pääsee lukemaan täältä(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).
Tapahtuma-avustus maksetaan tapahtumajärjestäjälle sen jälkeen, kun loppuraportti tapahtumasta on toimitettu liikuntapalveluun. Avustukset maksetaan avustuspäätöksen mukaisesti yhdessä erässä avustuksen saajan ilmoittamin maksuyhteystiedoin. Ellei avustuksen saajalla ole pankkitiliä, tulee tämän avata pankkitili. Helsingin kaupunki maksaa avustukset vain avustuksen saajan nimellä olevalle pankkitilille.
Avustuksen myöntämisen ja maksamisen edellytyksenä on, että kaupungin hakijalle aiempina vuosina myöntämissä avustuksissa ei ole ilmennyt epäselvyyksiä. Kaupungilla on oikeus keskeyttää myönnetyn avustuksen maksaminen asian selvittämisen ajaksi, mikäli on aihetta epäillä, että Helsingin kaupungin yleisten avustusehtojen kohdassa 10 mainitut edellytykset avustuksen takaisinperintään täyttyvät.
Kaupungilla on oikeus kuitata myönnetty avustus kokonaan tai osittain avustuksen saajalta olevalla perimiskelpoisella saatavallaan.
Avustusta saa käyttää vain avustuspäätöksessä mainittuun tarkoitukseen. Jos avustuspäätöksessä ei ole tarkemmin yksilöity käyttötarkoitusta, avustus on käytettävä hakemuksessa mainittuun tarkoitukseen.
Tapahtuma-avustusta saa käyttää ainoastaan tapahtumasta aiheutuviin kuluihin. Hyväksyttäviä kuluja ovat tapahtuman järjestämiseen liittyvät todelliset syntyvät kulut kuten tilamaksut, viestintä- ja markkinointikulut sekä tapahtumasta aiheutuvat lisätyöntekijäkulut.
Tapahtuma-avustus maksetaan tapahtumajärjestäjälle sen jälkeen, kun loppuraportti tapahtumasta on toimitettu webropol-lomakkeella.(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) Loppuraportti tulee tehdä kaksi kuukautta tapahtuman järjestämisen jälkeen tai kaksi kuukautta tehdyn avustuspäätöksen jälkeen, mikäli päätös on tehty tapahtuman järjestämisajankohdan jälkeen.
Tutustu liikunnan avustusten myöntämistä, käyttöä ja käytön selvittämistä säänteleviin muihin dokumentteihin kootusti Ohjeita ja tukea -sivulla(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).
Henkilökohtaista neuvontaa liikunnan avustuksiin liittyen antavat henkilöt löydät Yhteystiedot-sivulta(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).