Ohjeita kulttuurin avustusasiointiin ja lomakkeiden täyttämiseen

Aloita kirjautuminen palveluun oikean yläkulman kuvakkeesta. (Ks. KUVA 1 alla.)

Tunnistaudu vahvasti suomi.fi -tunnistautumisella ja luo ensimmäisellä kerralla  avustusasioinnissa tarvittava Helsinki-profiili. Tallenna sähköpostiisi tulleesta  varmistusviestistä saamasi tunnus Helsinki-profiiliin. Jos sinulla on jo Helsinki-profiili, kirjaudu sisään tunnistautumalla vahvasti suomi.fi -tunnuksilla. 

Huom! Avustushakemista varten sinun pitää antaa palvelulle lupa käyttää tietojasi avustushakemisessa. 

Kirjautumisen jälkeen valitaan asiointirooli. Voit:  

• jatkaa asioimista yksityishenkilönä omasta puolestasi 
• asioida rekisteröitymättömän yhteisön, kuten työryhmän, puolesta 
• asioida rekisteröityneen yhteisön, kuten yhdistyksen tai yrityksen, puolesta.  

Jos haluat asioida yhteisön puolesta, täytyy asiointirooli vaihtaa Vaihda asiointiroolia - kuvakkeesta. (Ks. KUVA 2 alla.)

Vinkki: 

Oikean asiointitahon valitseminen heti kirjautumisen jälkeen on tärkeää, sillä omassa asioinnissa näkyvät aina vain sen hakijatahon tiedot, jonka puolesta olet asioimassa. Esimerkiksi yhdistyksen omat hakemukset näkyvät vain yhdistyksen asiointikansiossa, eivät yksityishenkilöiden omissa   asiointikansioissa. Osa avustuksista on myös haettavissa vain rekisteröityneille yhteisöille, jolloin hakemusta pääsee täyttämään vain rekisteröityneenä yhteisönä asioidessaan. 

Asiointiroolin valitsemisen jälkeen siirrytään Oma asiointi -sivulle, missä täytetään ja tarkistetaan omat tiedot. Asioinnissa on erillinen Omat tiedot -osio, joka tulee olla täytettynä ennen kuin asioinnissa voi hakea avustusta.

Omat tiedot -välilehdellä osa tiedoista tulee suoraan Patentti- ja rekisterihallitukselta. Jos haluat muuttaa näitä tietoja, ota yhteyttä Patentti- ja rekisterihallitukseen.

Omat tiedot -osioon syötettyjä tietoja ei voi muokata hakemuslomakkeen kautta, vaan järjestelmä poimii tiedot hakemuslomakkeelle suoraan Omat tiedot -osiosta. Jos avustushakemusta täyttäessäsi huomaat puutteita omissa tiedoissa, tallenna hakemus luonnokseksi ja palaa Omat tiedot -osioon tekemään tarvittavat korjaukset. Jatka sen jälkeen hakemuksen täyttämistä. Myös hankkeiden vastuuhenkilöt tulevat lomakkeelle Omat tiedot -osiosta.

Huom! Hakijoiden vanhat tiedot eivät ole siirtyneet automaattisesti uuteen asiointiin, joten hakijan tulee varautua täyttämään tiedot ensimmäisellä kerralla alusta alkaen.

Huom! Omissa tiedoissa kysytään myös tilinumeroa ja sen vahvistamiseksi tarvittavaa tiliotetta tai vastaavaa asiakirjaa, josta selviää tilinomistajan nimi ja tilinumero. Tämä liite on pakollinen, eikä ilman sitä pääse etenemään avustushakemiseen.;

Tutustu hakemiseen ennen hakuprosessin aloittamista. Tietoa avustuksista -sivustolta löydät tietoa kaikista Helsingin kaupungin myöntämistä avustuksista. Kulttuurin avustusten myöntämiskriteerit, hakemusten sisällöt ja vaadittavat liitteet löytyvät Kulttuurin avustukset -osiosta, kunkin avustuksen palvelusivulta. Palvelusivulta pääset myös täyttämään hakemusta, kun olet kirjautuneena asiointiin. 

Kunkin avustuksen palvelusivulle ja hakemukselle pääset myös Etsi avustusta -välilehdeltä. Voit hakutoiminnolla suodattaa avustuksia hakusanan, hakijatyypin tai toiminnan kohteen perusteella.   

Ennen hakemuksen täyttämistä voit tutustua hakemuksen tyhjään mallipohjaan Esikatsele hakemusta -kohdasta kunkin avustuksen palvelusivulla.  
 
Jos olet kirjautuneena avustusasiointiin, linkki hakemukseen löytyy sivun vasemmasta laidasta. (Ks. KUVA 3 alla.) Huom! Jos linkkiä ei näy, et ole kirjautuneena asiointiin. 

Huom! Yhdistyksen/yhteisön puolesta voi asioida järjestelmässä vain yksi henkilö kerrallaan. Ensimmäinen asiointi katkeaa, jos järjestelmässä samaa hakemusta päivittää samanaikaisesti useampi käyttäjä. 

Vinkki:

Keskeneräinen hakemus kannattaa välillä tallentaa luonnokseksi. Kun hakemuksella siirtyy sivulta toiselle, tiedot eivät automaattisesti tallennu. Tallentaminen sulkee hakemuksen, joten tallennuksen jälkeen sinun täytyy avata hakemus uudelleen. Hakemuksen täyttämisessä on myös aikakatkaisu (30 min epäaktiivisuuden jälkeen). Vastaukset voikin olla hyvä tallentaa ensin ulkoiseen tekstitiedostoon (esim. word), josta ne voi kopioida lomakkeelle.  

Mistä pääsen tekemään uuden avustushakemuksen?

Jotta pääset tekemään uuden hakemuksen, sinun täytyy olla kirjautuneena avustusasiointiin (ks. ohje yllä). Tietoja avustuksista- tai Etsi avustusta  -välilehdiltä pääset kunkin avustustyypin palvelusivulle. Palvelusivulla voit tarkastella avustuksen myöntämiskriteereitä sekä vaadittavaa sisältöä ja liitteitä. Sivulta voit siirtyä täyttämään hakemusta.

Pitääkö minun vastata kaikkiin hakemuksen kysymyksiin?

Koska avustusarviointi tehdään hakemuksen ja siinä olevien vastausten pohjalta, lähtökohtaisesti kaikkiin kysymyksiin tulee vastata. Taide- ja kulttuuriavustuksissa erityisesti toiminnan aikatauluihin, määriin, tapahtumapaikkoihin ja talouteen liittyvät tiedot ovat sellaisia, joita ilman avustuksia ei yleisesti voida myöntää.

Miksi joissain hakemuslomakkeissa on vähemmän kysymyksiä kuin toisissa?

Eri avustuslajeissa kysytään osittain eri kysymyksiä, koska avustuslajit ovat keskenään erilaisia. Taide- ja kulttuuriavustuksissa, eli projekti- ja toiminta- avustuksissa, on lisäksi vähemmän kysymyksiä maksimissaan 5 000 euron avustushakemuksissa kuin yli 5 000 euron hakemuksissa. Järjestelmä tunnistaa näissä automaattisesti, kuinka suurta summaa haetaan, ja kysymykset valikoituvat sen mukaisesti.

Mitä liitteitä minun tulee toimittaa?

Uusilta hakijoilta ja tapauksissa, joissa pankkiyhteystiedot ovat muuttuneet, tarvitaan Omat tiedot -osioon tiliote tai vastaava asiakirja, josta selviää tilinomistajan nimi ja tilinumero. Kun tosite on liitetty Omat tiedot -osiossa, sitä ei tarvitse enää liittää erikseen hakemuksen liitteeksi. Tarkista muut tarvittavat liitteet kunkin avustuslajin osalta. 

Mikä on hakemuksessa vaadittava tiliote?

Tiliote tai vastaava asiakirja, josta selviää tilinomistajan nimi ja tilinumero. Asiakirjasta tulee käydä ilmi, että kyseinen tili kuuluu taholle, jolle sen ilmoitetaan kuuluvan. Muuta tietoa (tilin saldoa, tilitapahtumia) tositteesta ei tarvitse käydä ilmi. 

Mistä näen, onko tekemäni hakemus vastaanotettu?

Kun hakemuksen kaikki kohdat on täydennetty ja hakemus lähetetty, löydät hakemuksesi Oma asiointi -sivulta. Lähetetyt hakemukset löytyvät sivun alalaidasta Tietoja avustuksista- ja Keskeneräiset hakemukset -kohtien alapuolelta. Kun hakemus on vastaanotettu, siinä näkyy teksti “Vastaanotettu”. Lähetetystä hakemuksesta tulee myös vahvistus sähköpostitse. 

Miten voin seurata käsittelyn etenemistä tai olla yhteydessä hakemukseni käsittelijöihin?

Omassa asioinnissa voit päivittää lähettämääsi hakemusta, seurata käsittelyn etenemistä ja lähettää tai vastaanottaa viestejä.

Avustusasioinnin viestit liittyvät aina tiettyyn lähetettyyn hakemukseen.  Lähetetyt viestit välittyvät kaupungin avustusjärjestelmään hakemusta käsittelevien valmistelijoiden nähtäväksi. Oman asioinnin kautta lähetetyt viestit tavoittavat yleisesti käsittelijät vasta sen jälkeen, kun hakemus on otettu käsittelyyn, eli huomattavasti hitaammin kuin suorat sähköpostit. Jos asiasi on kiireellinen, ota yhteyttä sähköpostilla suoraan käsittelijöihin.  Avustustiimin yhteystiedot löytyvät Yhteystiedot-sivulta(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).

Saapuneet viestit ovat hakemusta käsittelevien kaupungin valmistelijoiden lähettämiä viestejä, ja viesti saapuu avustusasiointiin sekä hakemuksessa annettuun yhteystietosähköpostiin. 

Viestin mukana voit lähettää liitteen. Lataa tiedosto painamalla lisää tiedosto painiketta ja anna liitteen kuvaus kenttään lyhyt kuvaus liitteen sisällöstä, paina lopuksi Lähetä-painiketta.

Sähköisessä asioinnissa on ongelmia, tai en saa avustusta lähtemään. Mitä teen?

Jos sähköisessä asioinnissa on haasteita voit kokeilla sulkea selaimen ja aloittaa uudestaan. Voit myös kokeilla eri selaimia. Jos ongelmia tulee hakemuslomaketta täyttäessä tai lomake ei toimi, voi olla hyvä aloittaa alusta uudella lomakkeella. Hakemuksesta voi myös ensin täyttää vain pakolliset tiedot ja lähettää sen niillä tiedoilla. Tämän jälkeen hakemusta voi vielä täydentää siihen asti, kunnes hakuaika päättyy tai hakemus otetaan käsittelyyn. Jatkuvassa haussa olevissa projektiavustuksissa hakijoiden on syytä tiedostaa, että otamme hakemukset käsittelyyn ilmoittaminamme aikoina. Siirry tarkistaman projektiavustusten käsittelyaikataulut projektiavustuksen sivuilta.(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) 

Jos sinulla on ongelmia hakemuksen täyttämisessä tai et saa hakemusta lähetettyä, olethan yhteydessä avustusvalmistelijoihimme ennen hakuajan päättymistä. Siirry yhteystiedot-sivulle, josta löydät avustusvalmistelijoiden yhteystiedot.(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Mistä löydän vanhat, aiemmin käsitellyt avustushakemukseni?

Lähetetyt ja keskeneräiset hakemukset löytyvät asioinnista Oma asiointi -välilehdeltä.

Aikaisempi avustusasiointi poistui käytöstä syksyllä 2023, eikä tietoja siirretty sieltä uuteen palveluun.

Onko kyseessä festivaali tai tapahtuma?

Hakemuksella pyydetään vastaamaan, onko kyseessä festivaali tai tapahtuma. 

Tässä tarkoitetaan festivaaliksi tai tapahtumaksi nimettyä ohjelmakokonaisuutta, joka tapahtuu tiiviin ajanjakson sisällä, mutta on ohjelmaltaan tai kestoltaan laajempi kuin yksittäinen konsertti, esitys, tms. Festivaali tai tapahtuma sisältää useampia eri ohjelmasisältöjä, kuten esityksiä, joiden välissä yleisö voi myös vaihtua. Festivaaleja tai tapahtumia voivat olla esimerkiksi kaupunginosatapahtumat. Niitä eivät ole esimerkiksi esityssarjat tai laajemmat hankkeet, joita ei markkinoida festivaalina tai yhtenäisenä tapahtumana. Festivaali tai tapahtuma voi olla toistuva tai kertaluonteinen. Valitse "Kyllä", jos kyseessä on festivaali tai tapahtuma.

Miten lasken henkilöstön määrän?

Henkilöstöön voi sisällyttää muitakin kuin palkattuja työntekijöitä, mm. palkkioilla tai muilla korvauksilla työskenteleviä tai ostopalveluna ostettavaa työtä. Kokoaikaiset työntekijät voivat sisältää myös määräaikaisia työntekijöitä, jos nämä työskentelevät täyspäiväisesti.  

Henkilötyövuosi kuvaa kokoaikaiseksi muutetun henkilön työpanosta.  Esimerkiksi 6 kk kokopäiväisesti työskentelevästä henkilöstä voi laskea muodostuvan 0,5 henkilötyövuotta. Vastaavasti koko vuoden osa-aikaisesti 30 prosenttia työmäärää tekevästä henkilöstä voi laskea muodostuvan 0,3 henkilötyövuotta.  

Projekti- ja kehittämisavustuksissa kyseessä on arvio, joka kuvaa suuntaa antavasti projektiin osallistuvan henkilöstön työpanosta. Toiminta-avustuksissa toteutuneesta henkilöstöstä pyydetään mahdollisuuksien mukaan käyttämään samaa laskentatapaa, kuin jos tietoja henkilötyövuosista toimitetaan valtiolle tai muun tahon tilastointiin. 

Mitä tarkoitetaan yleisölle avoimella toiminnalla?

Taide- ja kulttuuriavustuksia myönnetään Helsingissä tapahtuvaan yleisölle avoimeen taide- ja kulttuuritoimintaan. Tämän ulkopuolelle on kuitenkin rajattu mm. luennot ja kurssit (kts. tarkemmat avustuslajien ehdot). Yleisölle avointa toimintaa koskevat kysymykset kohdistuvat siis näissä hakemuksissa esityksiin, näyttelyihin ja työpajoihin tai muihin osallistaviin toimintamuotoihin ja näihin vertautuviin. 

Toiminta-avustuksissa voitte lisäksi kertoa muista keskeisistä toimintamuodoistanne tähän tarkoitetussa omassa kohdassaan.   

Kehittämisavustuksissa ei ole vastaavaa rajausta yleisölle avoimen toiminnan osalta, joten paikkoihin tulee kirjata kaikenlainen avustuksella toteutettava yleisölle avoin toiminta. 

Mitä toiminnan määriin tulee täyttää?

Taide- ja kulttuuriavustuksissa kysytään yleisölle avoimen toiminnan määristä. Syötä tiedot vain fyysisten esitysten, näyttelyiden ja työpajojen osalta, älä laske mukaan pelkästään digitaalisina toteutettuja ohjelmasisältöjä. Helsingin kaupungin avustuksissa arvioidaan toiminnan kohdistumista Helsinkiin ja helsinkiläisiin. Tästä syystä hakemuksella kysytään määriä eritellysti Helsingin osalta ja toisaalta kokonaisuudessaan hankkeessa tai toiminnassa, johon avustusta haetaan. 

Miten arvioin kävijämäärän?

Kävijämäärien laskemiseen on erilaisia ohjeistuksia ja laskemisen käytäntöihin vaikuttaa myös paljolti toiminnan muoto. Käytä oman alasi parhaita tiedossasi olevia käytäntöjä. Arvion kohdalla pyydetään realistista arviota odotetusta kävijämäärästä. Toteutuneiden kävijämäärien osalta käytä mahdollisuuksien mukaan samaa laskentatapaa, kuin jos tietoja toimittaisiin valtiolle tai muun tahon tilastointiin. Älä täytä samoja kävijöitä kahteen kertaan, esim. näyttelytilassa järjestettyä työpajaa sekä näyttelyihin että työpajoihin.  

Mitä tarkoitetaan hankkeen alkamisella ja päättymisellä?

Hakijan tulee arvioida realistisesti, milloin hanke alkaa ja päättyy. Hankkeen alkamisaika on usein aikaisempi kuin hankkeen ensimmäinen yleisölle avoin tilaisuus. Hakemus tulee joka tapauksessa jättää ennen hankkeen ensimmäistä yleisölle avointa tilaisuutta. 

Projektiavustuksessa hankkeen päättymispäivä vaikuttaa avustuksen käytön raportointiin. Raportointi tulee tehdä kolmen kuukauden kuluessa projektin päättymisestä, kuitenkin viimeistään seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. 

Mitä muuta huomioitavaa panostusta voi sisältyä budjettiin?

Osassa hakemuksista kysytään, sisältyykö toiminnan toteuttamiseen jotain muuta rahanarvoista panosta tai vaihtokauppaa, joka ei käy ilmi budjetista. Tällainen panostus voi olla esimerkiksi vapaaehtoisten työpanosta, jos sitä ei ole laskettu osaksi budjettia.