Tips om Helsingfors stads e-tjänst för understöd och ifyllandet av blanketterna

Börja inloggningen i tjänsten via ikonen i det övre högra hörnet. (Se BILD 1.) 

Identifiera dig starkt genom suomi.fi-identifieringen och skapa under det första besöket en Helsingforsprofil som behövs för att kunna uträtta ärenden i e-tjänsten. Du får ett bekräftelsemeddelande till din e-post. Meddelandet innehåller en kod som du ska spara i Helsingforsprofilen. Om du redan har en Helsingforsprofil, logga in genom att identifiera dig starkt med suomi.fi-koder. 

Obs! För ansökan om understöd ska du ge tjänsten tillstånd att använda dina uppgifter vid ansökan om understöd. 

Efter inloggningen ska du välja ärendehanteringsroll. Du kan:

• fortsätta att sköta ärenden som enskild person för din egen räkning 
• sköta ärenden för en oregistrerad sammanslutning, såsom en arbetsgrupp 
• sköta ärenden för en registrerad sammanslutning, såsom en förening eller ett företag.  

Om du vill sköta ärenden på en sammanslutnings vägnar måste du byta ärendehanteringsroll via ikonen Byt ärendehanteringsroll. (Se BILD 2.) 

Tips:

Det är viktigt att välja rätt sökande instans omedelbart efter inloggningen, eftersom det i den egna ärendehanteringen alltid endast visas uppgifter om den sökande instans för vilken du sköter ärenden. Till exempel visas en förenings egna ansökningar endast i föreningens ärendemapp, inte i privatpersoners egna ärendemappar. Dessutom kan en del av understöden endast ansökas för registrerade sammanslutningar, varvid ansökan endast kan fyllas i när man sköter ärenden på en registrerad sammanslutnings vägnar. 

En del av uppgifterna på fliken Min profil kommer direkt från Patent- och registerstyrelsen. Om du vill ändra dessa uppgifter, kontakta Patent- och registerstyrelsen. 

De uppgifter som matas in i avsnittet Min profil kan inte ändras via ansökningsblanketten, utan systemet hämtar uppgifterna till ansökningsblanketten direkt från avsnittet Min profil. Om du vid ifyllandet av understödsansökan upptäcker brister i dina uppgifter ska du spara ansökan som ett utkast och återgå till avsnittet Min profil för att göra de nödvändiga korrigeringarna. Fortsätt sedan att fylla i ansökan. Även uppgifterna om projektansvariga hämtas till blanketten från avsnittet Min profil. 

Obs! Uppgifterna om sökanden överförs inte automatiskt till den nya e-tjänsten, så sökanden måste vara beredd att fylla i uppgifterna från början vid den första inloggningen.  

Obs! I samband med de egna uppgifterna begärs också ett kontonummer och ett kontoutdrag eller motsvarande dokument som behövs för att bekräfta kontonumret och som innehåller kontoinnehavarens namn och kontonummer. Denna bilaga är obligatorisk, och utan den kan man inte gå vidare till ansökan om understöd.  

Efter att du har valt ärendehanteringsrollen går du vidare till sidan Mina ärenden, där du fyller i och kontrollerar dina egna uppgifter. I e-tjänsten finns ett separat avsnitt Min profil som ska vara ifyllt innan du kan ansöka om understöd i e-tjänsten.  

Bekanta dig med ansökan innan du börjar ansökningsprocessen. På webbplatsen Information om understöd finns information om alla understöd som beviljas av Helsingfors stad. Kriterierna för beviljande av understöd för kultur, ansökningarnas innehåll och nödvändiga bilagor finns i avsnittet Understöd för kultur [länk], på servicesidan för varje understöd. Via servicesidan kan du också gå till att fylla i ansökan när du är inloggad i e-tjänsten. 

Du kan också gå till varje understöds servicesida och ansökan via fliken Sök understöd.     Med sökfunktionen kan du filtrera understöd utifrån sökord, typ av sökande eller objekt för verksamheten.   

Innan du fyller i din ansökan kan du bekanta dig med en tom mall för ansökan under Förhandsgranska ansökan på servicesidan för varje understöd (se BILD 3 nedan).  
 
Om du är inloggad i e-tjänsten hittar du länken till ansökan på sidans vänstra sida. Obs! Om länken inte visas är du inte inloggad i e-tjänsten. 

Obs! Endast en person i taget kan hantera ärenden i systemet för föreningens/organisationens räkning. Det första besöket avbryts om flera användare uppdaterar samma ansökan i systemet samtidigt.

Efter att du har skickat ansökan får du en bekräftelse i din e-post om att ansökan har kommit in i systemet. I samband med till exempel systemuppdateringar kan det här i undantagsfall räcka flera dagar. Som inlämningstid för ansökan loggas dock den ursprungliga inlämningstiden.

Tips:

Det är bra att allt emellanåt spara den oavslutade ansökan som ett utkast. När du övergår från en sida till en annan sparas uppgifterna inte automatiskt. Sparandet stänger ansökan, så efter sparandet måste du öppna ansökan på nytt. Ifyllandet av blanketten är också försett med tidsutlösning (30 min). Det kan därför vara värt att spara svaren först i en extern textfil (t.ex. word), från vilken de kan kopieras till blanketten.  

Hur kan jag fylla i en ny understödsansökan?

För att kunna lämna in en ny ansökan måste du vara inloggad i e-tjänsten (se anvisningen ovan). Via flikarna Information om understöd och Sök understöd kommer du till servicesidan för varje understödsform. På servicesidan kan du granska kriterierna för beviljande av understöd samt det nödvändiga innehållet och de nödvändiga bilagorna. Från sidan kan du gå vidare för att fylla i ansökan. 

Måste jag svara på alla frågorna i ansökan?

Eftersom understödsbedömningen görs på grundval av ansökan och svaren i den, ska man i princip besvara alla frågor. I fråga om understöd för konst och kultur är särskilt uppgifterna om tidtabeller, belopp, evenemangsplatser och ekonomi sådana som vanligtvis är nödvändiga för att understöd ska kunna beviljas.  

Varför har vissa understödsblanketter färre frågor än andra?

Olika understödsformer har delvis olika frågor, eftersom olika understödsformer är inbördes olika. Dessutom finns det färre frågor i fråga om ansökan om understöd för konst och kultur, dvs. projekt- och verksamhetsunderstöd, för högst 5 000 euro än för över 5 000 euro. I dessa fall identifierar systemet automatiskt vilket belopp man ansöker om, och frågorna väljs ut i enlighet därmed. 

Vilka bilagor ska jag lämna in?

I fråga om nya sökande och i de fall där bankkontaktuppgifterna har förändrats krävs ett kontoutdrag eller motsvarande dokument av vilket kontoinnehavarens namn och kontonummer framgår i avsnittet Mina uppgifter. När verifikatet har fogats till avsnittet Mina uppgifter det inte separat bifogas som bilaga till ansökan. Kontrollera de övriga nödvändiga bilagorna för varje understödsform. 

Vad avses med det kontoutdrag som krävs för ansökan?

Ett kontoutdrag eller motsvarande dokument som innehåller kontoinnehavarens namn och kontonummer. Av dokumentet ska framgå att kontot i fråga tillhör den angivna instansen. Övriga uppgifter (kontosaldo, kontotransaktioner) behöver inte framgå av verifikatet. 

Hur kan jag se om min ansökan har mottagits?

Efter att du har fyllt i alla punkter i ansökan och sänt ansökan hittar du din ansökan på sidan Mina servicer. Inlämnade ansökningar finns längst ner på sidan under Information om bidrag och Oavslutade ansökningar. När ansökan har mottagits visas där texten ”Mottagen”. Du får också en bekräftelse per e-post om en inlämnad ansökan.

Hur kan jag följa handläggningsprocessen eller kontakta dem som behandlar min ansökan?

I Mina servicer kan du uppdatera den inlämnade ansökan, följa hur handläggningen framskrider och skicka eller ta emot meddelanden. 

Meddelandena i e-tjänsten för understöd hänför sig alltid till en viss inlämnad ansökan. Meddelandena förmedlas till stadens understödssystem och läggs fram för de beredare som handlägger ansökan. Meddelanden som sänds via Mina servicer når vanligen handläggarna först efter det att ansökan har tagits upp till handläggning, dvs. betydligt långsammare än direkta e-postmeddelanden. Om ditt ärende är brådskande bör du kontakta handläggarna direkt per e-post. Kontaktuppgifterna till understödsteamet hittar du på sidan Kontaktuppgifter för kultur(Länk leder till extern tjänst). 

Inkomna meddelanden är meddelanden som sänts av stadens beredare som handlägger ansökan, och meddelandet sänds till e-tjänsten för understöd och till den i ansökan angivna e-postadressen för kontakter. 

Du kan bifoga en bilaga till meddelandet. Ladda ner filen genom att klicka på knappen bifoga en fil. Ange en kort beskrivning av innehållet i bilagan i fältet för beskrivning av bilagan. Klicka till slut på knappen sänd. 

Var hittar jag mina gamla understödsansökningar som handlagts tidigare?  

Du hittar de inlämnade och oavslutade ansökningarna i e-tjänsten, på fliken Mina tjänster.

Den tidigare e-tjänsten för understöd avvecklades hösten 2023, och uppgifterna överfördes inte till den nya tjänsten.

Jag har problem med den elektroniska ansökningstjänsten, eller jag kan inte skicka min ansökan

Om du har problem med att uträtta ärenden elektroniskt kan du testa att stänga webbläsaren och börja om. Du kan också prova olika webbläsare. Om det uppstår problem när du fyller i ansökningsblanketten eller om blanketten inte fungerar kan det vara bra att börja om från början med en ny blankett. Du kan också bara fylla i de obligatoriska uppgifterna först och skicka in ansökan med de här uppgifterna. Därefter kan ansökan kompletteras ända tills ansökningstiden löper ut eller ansökan tas upp för behandling. När det gäller projektunderstöd som kan sökas kontinuerligt ska de sökande vara medvetna om att vi tar upp ansökningarna för behandling vid de tidpunkter som anges. På webbplatsen för projektunderstöden kan du kontrollera tidtabeller för när projektunderstöden behandlas. Gå till projektunderstödens sida.(Länk leder till extern tjänst)

Om du har problem med att fylla i ansökan eller inte kan skicka ansökan, vänligen kontakta understödsberedarna innan ansökningstiden går ut. Gå till kontaktinformationssidan, där du hittar kontaktuppgifterna till undertsödsförberedarna.(Länk leder till extern tjänst)

Är det fråga om en festival eller ett evenemang?

Detta avser en programhelhet, som betecknas som en festival eller ett evenemang, som sker inom en avgränsad tidsrymd, men som är mer omfattande än en enskild konsert, föreställning eller motsvarande. En festival eller ett evenemang innehåller flera olika programinnehåll, såsom föreställningar, mellan vilka publiken också kan växla. Festivaler eller evenemang kan till exempel vara stadsdelsevenemang, men inte föreställningsserier eller större projekt, som inte marknadsförs som en festival eller ett samlat evenemang. En festival eller ett evenemang kan vara återkommande eller ske endast en gång. Välj ”ja” om festivalen/evenemanget huvudsakligen är evenemangsartad verksamhet.  

Hur ska jag beräkna antalet anställda?

I personalen kan ingå även andra än avlönade arbetstagare, bland annat personer som arbetar med arvoden eller andra ersättningar eller arbete som köpt tjänst. Heltidsanställda kan också omfatta visstidsanställda om de arbetar heltid.  

Ett årsverke beskriver arbetsinsatsen för en person som har ändrats till en heltidsanställd. Till exempel kan en person som arbetar 6 månader på heltid räknas som 0,5 årsverken. På motsvarande sätt kan en person som arbetar på deltid hela året med 30 procents arbetsmängd beräknas utgöra 0,3 årsverken.  

När det gäller projekt- och utvecklingsunderstöd är det fråga om en uppskattning som på ett riktgivande sätt beskriver arbetsinsatsen hos den personal som deltar i projektet. I fråga om verksamhetsunderstöd bör man i mån av möjlighet använda samma beräkningsmetod för den verkliga personalen som då uppgifter om årsverken lämnas till staten eller någon annan instans för statistikföring. 

Vad avses med verksamhet som är öppen för allmänheten?

Konst- och kulturunderstöd beviljas för konst- och kulturverksamhet i Helsingfors som är öppen för allmänheten. Detta omfattar dock inte bland annat föreläsningar och kurser (se närmare villkor för understödsformerna). Ansökningarnas frågor om verksamhet som är öppen för allmänheten gäller alltså föreställningar, utställningar och workshoppar eller andra delaktiggörande verksamhetsformer och annan jämförbar verksamhet. 

I fråga om verksamhetsunderstöd kan du också ange de övriga viktiga verksamhetsformerna under punkten avsedd för detta ändamål. Utvecklingsunderstöden har ingen motsvarande avgränsning för verksamhet som är öppen för allmänheten, och därför bör alla typer av verksamhet som är öppen för allmänheten anges. 

Vad ska man fylla i under verksamhetens omfattning?

I samband med understöd för konst och kultur frågas om omfattningen av den verksamhet som är öppen för allmänheten. Ange endast uppgifter om fysiska föreställningar, utställningar och workshoppar, räkna inte med programinnehåll som endast genomförs digitalt. I samband med Helsingfors stads understöd bedöms verksamhetens inriktning på Helsingfors och Helsingforsbor. Därför frågar man i ansökan efter omfattningen specificerad för Helsingfors del och å andra sidan i sin helhet inom det projekt eller den verksamhet för vilken understöd ansöks. 

Hur ska jag uppskatta antalet besökare?

Det finns olika anvisningar för beräkning av antalet besökare, och beräkningsmetoden påverkas också i stor utsträckning av verksamhetens form. Använd de bästa kända metoderna inom ditt område. Under uppskattningen begärs en realistisk uppskattning av det förväntade antalet besökare. När det gäller det verkliga antalet besökare ska du i möjligaste mån använda samma beräkningsmetod som då uppgifter lämnas till staten eller någon annan instans för statistikföring. Räkna inte samma besökare två gånger, till exempel en workshop i en utställningslokal för både utställningar och workshoppar.  

Vad avses med projektets inledande och avslutande?

Sökanden ska göra en realistisk uppskattning om när projektet inleds och avslutas. Tidpunkten för projektets inledande är ofta tidigare än den första tillställningen som är öppen för allmänheten. I alla fall ska ansökan lämnas in före den första tillställningen som är öppen för allmänheten inom projektet. 

I fråga om projektunderstöd påverkar dagen för projektets avslutande rapporteringen om användningen av understödet. Rapporteringen ska göras inom tre månader efter det att projektet avslutats, dock senast före utgången av januari följande år. 

Vilka ytterligare insatser som bör beaktas kan ingå i budgeten?

Vissa ansökningar innehåller frågan om huruvida genomförandet av verksamheten innefattar några andra insatser i pengar eller byteshandel som inte framgår av budgeten. Sådana insatser kan till exempel bestå av frivilligas arbetsinsats, om den inte har räknats som en del av budgeten.