Tapahtuma-avustus on rekisteröidyille yhdistyksille, yrityksille ja muille yhteisöille suunnattu avustus liikunnallisten tapahtumien järjestämiseen. Tapahtuma tulee järjestää Helsingin kaupungin alueella, ja sen tulee liikuttaa helsinkiläisiä.
Hakuaika: katso kohta hakeminen. Vuoden 2024 avustusta voi loppuvuonna järjestettäviin tapahtumiin hakea vielä 8.12.2024 asti!
Hakemuksia käsitellään noin kerran kuukaudessa.
Avustuksen haussa, käytössä ja raportoinnissa tulee noudattaa liikunnan hakuohjetta sekä Helsingin kaupungin avustusten yleisohjetta.
Tapahtuma-avustus on harkinnanvarainen avustus ja sitä myönnetään tapahtuman järjestäjälle. Tapahtuman ja sen järjestäjän tulee täyttää seuraavat ehdot:
- Tapahtuma on liikunnallinen ja se järjestetään Helsingissä.
- Tapahtuma liikuttaa helsinkiläisiä ja se monipuolistaa kaupungin tapahtumatarjontaa.
- Tapahtuman järjestäjä on rekisteröity yhdistys, yritys tai muu yhteisö.
- Avustusta haetaan ennen tapahtumaa.
- Tapahtumasta raportoidaan tapahtuman jälkeen.
Tapahtuma-avustuksen myöntämiseen ja suuruuteen vaikuttavat hakijan omat varat, avustettavasta toiminnasta saatavat tulot sekä muut ulkopuoliset rahoitusmahdollisuudet (esim. julkinen tuki).
Tapahtuma-avustusta ei myönnetä hakijan normaaliin harjoitus-, kilpailu- ja turnaustoimintaan, sisäisiin tapahtumiin, leiri- ja kurssitoimintaan tai kansainvälisiin arvokilpailuihin. Avustettavat kilpailutapahtumat voivat olla korkeintaan lajiliittojen alaisia kansallisen tason kilpailuja (SM).
Hakemusten arvioinnissa ja avustusten myöntämisessä painotetaan seuraavia kriteereitä:
- Tapahtuman tavoite on innostaa uusia kohderyhmiä arkiaktiivisuuden sekä omatoimisen tai ohjatun liikunnan pariin
- Tapahtuma on kohdennettu lapsille ja/tai nuorille
- Tapahtuman laajuus ja näkyvyys
- Tapahtuman vastuullisuus ekologisesta, taloudellisesta ja sosiaalisesta näkökulmasta:
- Tapahtuman järjestämisessä huomioidaan ympäristöasiat
- Tapahtuman hinnoittelu tai maksuttomuus mahdollistaa mahdollisimman laajan osallistumisen tapahtumaan
- Vaikutukset yhdenvertaisuuden ja tasa-arvon edistämiseen
- Osallisuuden ja yhteisöllisyyden edistäminen
Vuonna 2025 painotuksena on lisäksi Helsingin kaupunkiuudistusalueilla järjestettävät tapahtumat.
Lisäksi tapahtumia pyritään valikoimaan avustettavaksi mahdollisimman monipuolisesti seuraavien suhteen:
- Sesonkiajattelu eli eri vuodenaikoina järjestettävät tapahtumat
- Avustettavien tapahtumien sijoittuminen eri puolille Helsinkiä
- Tapahtumien monimuotoisuus lajien näkökulmasta
Yhtä tapahtumaa kohti voidaan myöntää yksi tapahtuma-avustus. Harkinnanvaraisesti samalle tapahtumajärjestäjälle voidaan myöntää avustusta useampaan tapahtumaan vuoden aikana.
Avustusta voidaan myöntää avustuksen kriteerit täyttäville hakijoille, jotka ovat hakeneet avustusta annettuun määräaikaan mennessä (ennen tapahtumaa). Avustuksen määrä ei voi ylittää haetun avustuksen määrää. Mikäli yhteisö saa avustusta tapahtumaansa jostakin Helsingin kaupungin toisesta avustusmuodosta, ei liikuntapalvelu avusta samaa tapahtumaa. Avustuksin ei tueta niin ikään esimerkiksi kaupungin ostopalveluna yhdistykseltä hankkimaa toimintaa tai sellaista tapahtumaa, jota tuetaan muutoin esim. yhteistyösopimuksin.
Hakijan tulee noudattaa kaikessa toiminnassaan hyvää hallintotapaa, urheiluyhteisön eettisiä periaatteita, sekä YK:n lapsen oikeuksien sopimuksen periaatteita.
Tutustu urheiluyhteisön eettisiin periaatteisiin(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) (pdf)
Tutustu yhdistysten hyvään hallintotapaan(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) (pdf)
Lapsen oikeuksien sopimus(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) (pdf)
Tapahtuma-avustusta voi hakea ympäri vuoden alkaen noin järjestämisvuotta edeltävän vuoden joulukuun puolesta välistä ja päättyen järjestämisvuoden joulukuun puoleen väliin. Avustushakemuksen tulee olla saapunut hakujärjestelmään aina ennen tapahtuman alkua. Avustusta haetaan sille vuodelle, jolloin tapahtuma järjestetään.
Avustusta haetaan ensisijaisesti avustusasioinnin Tapahtuma-avustuslomakkeella. Linkki hakulomakkeelle ilmestyy kirjautuneelle käyttäjälle tämän sivun vasempaan reunaan.
Avustusasioinnin käytön ohjeet kirjautumisohjeineen löydät täältä(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).
Poikkeustapauksessa avustushakemuksen voi toimittaa kaupungin kirjaamoon osoitteeseen: Helsingin kaupungin kirjaamo, Kulttuuri- ja vapaa-aika/Liikunta, PL 10, 00099 HELSINGIN KAUPUNKI (Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11–13). Kaupungin kirjaamoon toimitettavien hakemusten on oltava perillä määräpäivään klo 15:een mennessä.
Hakemukselle tulee liittää avustuskohtaisesti pakolliseksi määritellyt liitteet, joista löytyy lista alempana.
Hakijan tulee liittää hakemuslomakkeelle pakolliset liitteet, jotta hakemus voidaan käsitellä. Tapahtuma-avustuksen pakolliset liitteet ovat:
- vapaamuotoinen tapahtumasuunnitelma (laajempi kuvaus tapahtumasta, sen järjestelyistä ja kohderyhmästä)
- tapahtumabudjetti (mikäli se ei tule riittävällä tavalla ilmi hakemuslomakkeella)
Mikäli hakija ei ole aiemmin hakenut Helsingin kaupungin avustuksia tai tiedot ovat muuttuneet, hakemuksen liitteenä tulee toimittaa myös seuraavat liitteet:
- yhdistyksen säännöt
- pankin ilmoitus tilinomistajasta tai tiliotekopio (hakijalla tulee olla oma suomalainen pankkitili, jolle avustus maksetaan)
- ote yhdistys- tai yhteisömuotoa koskevasta rekisteristä (ytj)
Päätöksen avustuksen myöntämisestä tekee liikuntapalvelupäällikkö. Hakemuksia käsitellään ja päätökset pyritään tekemään noin kerran kuukaudessa. Kaikille avustusta hakeneille tahoille lähetetään postitse tiedoksi avustuspäätös muutoksenhakuohjeineen.
Liikuntapalvelupäällikön päätöksiä pääsee lukemaan täältä(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).
Tapahtuma-avustus maksetaan tapahtumajärjestäjälle sen jälkeen, kun loppuraportti tapahtumasta on toimitettu liikuntapalveluun (ks. kohta avustuksen käyttäminen ja käytön selvittäminen). Avustukset maksetaan avustuspäätöksen mukaisesti yhdessä erässä avustuksen saajan ilmoittamin maksuyhteystiedoin. Ellei avustuksen saajalla ole pankkitiliä, tulee tämän avata pankkitili. Helsingin kaupunki maksaa avustukset vain avustuksen saajan nimellä olevalle pankkitilille.
Avustuksen myöntämisen ja maksamisen edellytyksenä on, että kaupungin hakijalle aiempina vuosina myöntämissä avustuksissa ei ole ilmennyt epäselvyyksiä. Kaupungilla on oikeus keskeyttää myönnetyn avustuksen maksaminen asian selvittämisen ajaksi, mikäli on aihetta epäillä, että Helsingin kaupungin yleisten avustusehtojen kohdassa 10 mainitut edellytykset avustuksen takaisinperintään täyttyvät.
Kaupungilla on oikeus kuitata myönnetty avustus kokonaan tai osittain avustuksen saajalta olevalla perimiskelpoisella saatavallaan.
Avustusta saa käyttää vain avustuspäätöksessä mainittuun tarkoitukseen. Jos avustuspäätöksessä ei ole tarkemmin yksilöity käyttötarkoitusta, avustus on käytettävä hakemuksessa mainittuun tarkoitukseen.
Tapahtuma-avustusta saa käyttää ainoastaan tapahtumasta aiheutuviin kuluihin. Hyväksyttäviä kuluja ovat tapahtuman järjestämiseen liittyvät todelliset kulut kuten tilamaksut, viestintä- ja markkinointikulut sekä tapahtumasta aiheutuvat lisätyöntekijäkulut. Tapahtuma-avustus maksetaan tapahtumajärjestäjälle sen jälkeen, kun loppuraportti tapahtumasta (linkki alla) on toimitettu liikuntapalveluun. Loppuraportti tulee tehdä viimeistään kaksi kuukautta tapahtuman järjestämisen jälkeen tai kaksi kuukautta tehdyn avustuspäätöksen jälkeen, mikäli päätös on tehty tapahtuman järjestämisajankohdan jälkeen.
Siirry tapahtuma-avustuksen raportointilomakkeelle tästä(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).
Tutustu liikunnan avustusten myöntämistä, käyttöä ja käytön selvittämistä säänteleviin muihin dokumentteihin kootusti Ohjeita ja tukea -sivulla(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).
Henkilökohtaista neuvontaa liikunnan avustuksiin liittyen antavat henkilöt löydät Yhteystiedot-sivulta(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).